Agente IA receptionist
Cerca uno slot, prenota l'appuntamento, invia la conferma, ricorda il giorno prima e riprogramma se il cliente non arriva in tempo. È un lavoro in cui le perdite non derivano dalla difficoltà, ma dal fatto che qualcuno si è dimenticato di chiamare.
Cosa fa
Prenota sul tuo calendario reale
Google Calendar e i sistemi di prenotazione si collegano direttamente, così l'agente vede la disponibilità reale e non un foglio a parte.
Ricorda e riprogramma
Promemoria il giorno prima, cambio di data su richiesta del cliente e liberazione dello slot, senza che intervenga la reception.
Risponde sul canale usato dal cliente
Telegram, WhatsApp o una chiamata. Il cliente non deve installare un'app né accedere a un portale.
Come funziona
- 01
Riceve la richiesta di appuntamento
Il cliente scrive o chiama. L'agente precisa il servizio, il professionista e la fascia oraria preferita in una conversazione normale.
- 02
Cerca uno slot nel calendario reale
La disponibilità arriva dal tuo calendario o dal tuo sistema di prenotazione, non da un foglio a parte. Non si verificano doppie prenotazioni.
- 03
Conferma e ricorda
Conferma immediata, promemoria il giorno prima e un'ora prima. Sono i promemoria a spostare davvero il tasso di no-show.
- 04
Riprogramma e libera lo slot
Se il cliente non arriva in tempo, l'agente propone un'altra fascia e libera la precedente perché la occupi qualcun altro.
Quando serve
Cliniche e centri medici
Appuntamento con più professionisti, istruzioni di preparazione e promemoria. La reception smette di dividersi tra il telefono e chi aspetta in sala.
Parrucchieri e barbieri
Appuntamento con un professionista specifico, cambi di data e lista d'attesa per gli slot che si liberano.
Assistenza tecnica e interventi a domicilio
Concordare la fascia della visita, ricordare il giorno prima e riprogrammare se la squadra è in ritardo.
Cosa cambia in reception
Il receptionist smette di essere un centralino. Gli appuntamenti, i promemoria e i cambi avvengono senza di lui, e la persona si occupa di chi è già arrivato. I no-show calano non per magia, ma perché il promemoria parte sempre.
Canali e integrazioni
- Google Calendar
- Telegram
- Telefonia SIP
- SMS
Domande frequenti
Va bene per una clinica o un salone di bellezza?
Sì: il flusso di prenotazione e promemoria si configura per settore, inclusa l'integrazione con i sistemi di prenotazione più diffusi nel beauty e nella sanità.
E se il cliente vuole parlare solo con una persona?
L'agente passa la conversazione alla reception alla prima richiesta, insieme a ciò che è già stato detto.
Funziona al telefono e non solo in chat?
Sì, tramite telefonia SIP: l'agente gestisce le chiamate in entrata e chiama anche.
Cosa succede se c'è una sovrapposizione in agenda?
L'agente consulta la disponibilità reale del calendario, così non si verificano doppie prenotazioni. Se qualcuno occupa lo slot in parallelo, propone lui stesso l'alternativa più vicina.
Può gestire una lista d'attesa?
Sì. Quando si libera uno slot, l'agente lo offre in ordine a chi aveva chiesto un orario più anticipato.
Che effetto ha sui no-show?
Il grosso dell'effetto viene dai promemoria e da quanto è facile riprogrammare: per il cliente è più comodo spostare l'appuntamento che non presentarsi. L'agente ricorda sempre, non quando qualcuno se ne ricorda.